Invio di notifiche con PEC
E' possibile inviare notifiche delle Comunicazioni anche via PEC dalla casella di Posta Certificata della tua Sede a quella del cliente.
Una volta recapitato il messaggio, riceverai nella tua casella PEC le consuete ricevute di ACCETTAZIONE e CONSEGNA o eventuali notifiche di mancata consegna, a seconda dell'esito dell'invio.
L'invio delle notifiche via PEC è disponibile sia per le notifiche singole che per i riepiloghi delle comunicazioni.
Attenzione
Poichè le notifiche via PEC "partono" da Virtuoso, nella tua casella PEC saranno visibili solo le ricevute di ACCETTAZIONE e CONSEGNA (o eventuali notifiche di mancata consegna), mentre le comunicazioni inviate non saranno visibili nella posta inviata della tua casella certificata, ma solo in Virtuoso.
Per inviare copia delle notifiche via PEC è necessario:
- Aver configurato Virtuoso per spedire usando il server SMTP della casella PEC della tua sede e aver attivato l'opzione di invio notifiche via PEC nelle impostazioni di Virtuoso
- Aver inserito l'indirizzo PEC nelle anagrafiche delle Aziende clienti a cui vuoi inviare le notifiche via PEC
- Al momento della registrazione di una Comunicazione, selezionare "Pec Aziendale" oltre agli altri destinatari della comunicazione
Configurazione iniziale
Configurare i dati del server SMTP
Per configurare l'invio di notifiche via PEC, basta accedere una tantum alla pagina di configurazione della sede e inserire i dati di invio.
Entra in Virtuoso, clicca sull'icona "ingranaggio" in alto a destra e seleziona Configurazione sede dal menu a tendina.
Nella pagina di configurazione della tua sede, apri il box Configurazione Virtuoso:
- seleziona l'opzione Attiva l'invio alla PEC per abilitare l'invio di notifiche via PEC
- inserisci i dati di configurazione del server SMTP della casella PEC della tua sede.
- Salva le modifiche.
La configurazione è terminata!
Dove trovo i dati per la configurazione?
I dati per la configurazione del server SMTP della tua casella PEC dovrebbero esserti stati inviati dal tuo provider al momento dell'attivazione della casella.
Se non li hai a portata di mano la cosa più semplice e sicura è contattare il tuo provider di posta certificata e chiedere i dati di configurazione del server SMTP della tua casella PEC.
Inserire l'indirizzo PEC nelle anagrafiche clienti
Per poter inviare notifiche via PEC ai clienti, nelle anagrafiche delle aziende clienti deve essere compilato il campo "Indirizzo PEC" con un indirizzo di Posta Elettronica Certificata valido.
Accedi al modulo CRM, apri l'anagrafica di un'azienda cliente e inserisci il suo indirizzo PEC nel campo "Indirizzo PEC". Salva le modifiche.
La stessa cosa puoi farla direttamente da Virtuoso, nel box di informazione dell'azienda, cliccando sulla icona della matita per modificare i dati dell'azienda inserendo l'indirizzo PEC nel campo apposito.
Invio delle notifiche via PEC
Inviare notifiche via PEC
La casella PEC del cliente è considerata da Virtuoso come un ulteriore destinatario aziendale, oltre al tradizionali Persone già configurate come destinatari delle notifiche.
Quando inserisci una nuova comunicazione quindi, puoi selezionare l'opzione Pec Aziendale per inviare la notifica anche all'indirizzo PEC dell'azienda cliente.
Verifica dell'invio delle notifiche via PEC
Nell'archivio delle comunicazioni
Nell'archivio delle comunicazioni, la PEC è indicata dall'icona a forma di stella.
- Se l'invio della notifica via PEC è andato a buon fine, l'icona sarà colorata di blu.
- In caso di errore, l'icona sarà rossa.
Nella tua casella PEC
Trattandosi di una PEC, a consegna avvenuta riceverai nella tua casella PEC le consuete ricevute di ACCETTAZIONE e CONSEGNA o eventuali notifiche di mancata consegna, a seconda dell'esito dell'invio.
Ricorda
Poichè le notifiche via PEC "partono" da Virtuoso, nella tua casella PEC saranno visibili solo le ricevute di ACCETTAZIONE e CONSEGNA (o eventuali notifiche di mancata consegna), mentre le comunicazioni inviate non saranno visibili nella posta inviata della tua casella certificata, ma solo in Virtuoso.
Risoluzione degli errori
In caso di errore nell'invio della notifica via PEC, l'icona a forma di stella sarà rossa.
Virtuoso cerca di raccogliere tutte le informazioni utili a diagnosticare l'errore e le salva nella cronologia della notifica.
Per visualizzare gli errori di invio
- Clicca sull'icona a forma di stella rossa.
- Si aprirà la finestra di riepilogo della Notifica.
- Per vedere i dettagli dell'errore, clicca su Mostra cronologia.
- Si aprirà la cronologia della notifica, dove potrai vedere tutte le fasi dell'invio e i messaggi di errore associati.
- Se non riesci a risolvere l'errore con le informazioni presenti nella cronologia, puoi contattare il supporto tecnico di BcOk fornendo i dettagli dell'errore e della cronologia per ricevere assistenza.
