Come iniziare

Questa guida ti aiuterà a configurare il modulo Planning di BcOk in pochi semplici passaggi. Segui le istruzioni per impostare correttamente le risorse, gli orari di apertura e i giorni di chiusura.

Iniziamo con la creazione delle risorse/spazi, poi passiamo a impostare gli orari di apertura e chiusura e infine configuriamo le festività e altri giorni di chiusura.

Partiamo subito!

Passo 1: Configura gli spazi e le risorse

Le risorse sono gli spazi che saranno prenotati. Possono essere uffici, sale riunioni, postazioni di lavoro e qualsiasi altro spazio (posti auto, depositi, ecc. ).

Aggiungi le risorse

Accedi alla gestione delle risorse

1. Accedi a Planning dalla barra laterale di BcOk e vai alla voce Spazi/risorse. Qui trovi la lista di tutte le risorse inserite e hai la possibilità di aggiungerle, modificarle, eliminarle
2. In alto a destra trovi Aggiungi Risorsa, clicca su questa voce per creare una nuova risorsa (ufficio, sala meeting, desk, ecc.)

Compila i campi richiesti

• Nome: Inserisci un nome descrittivo per la risorsa (es. "Ufficio 101", "Sala Riunioni A", "Postazione Lavoro 5").
• Categoria: Le categorie servono per raggruppare le risorse. Se ne hai create, seleziona quella appropriata dal menu a tendina. Se non ne hai ancora create, qui non avrai nulla da selezionare.
• Capienza massima: Indica il numero massimo di persone che possono utilizzare la risorsa contemporaneamente.
• Colore: Scegli un colore per rappresentare la risorsa nel calendario delle prenotazioni.
• Stato: Normalmente le risorse sono nello stato Disponibile. Se vuoi rimuovere una risorsa dal calendario e dalle prenotazioni, ma senza cancellare tutte le prenotazioni già fatte, puoi impostarla come Non disponibile.
• Descrizione: Aggiungi una breve descrizione della risorsa (es. Ufficio singolo con scrivania e due sedie per ospiti oppure Sala a ferro di cavallo, ecc.). Questa descrizione sarà anche visibile ai clienti del Booking quando eseguiranno una prenotazione online.

Dopo aver compilato tutti i campi, clicca su Salva per aggiungere la risorsa.

Ripeti questi passaggi per tutte le risorse che desideri aggiungere.

Organizza le risorse in categorie (opzionale)

Per organizzare meglio le risorse e gestirne la visualizzazione nella vista Calendario, puoi raggrupparle in categorie. Ad esempio, puoi avere categorie come "Uffici Privati", "Sale Meeting" e "Postazioni Lavoro", o "Primo piano", "Secondo piano", ecc.

Nella vista Calendario, potrai visualizzare le risorse filtrando per categoria, rendendo più facile trovare e gestire le prenotazioni.

Come creare una categoria

1. Nella sezione "Gestione Risorse", clicca su "Aggiungi Categoria".
2. Inserisci il nome della categoria e una breve descrizione.

Come associare le risorse alle categorie

• Se stai creando una nuova risorsa, scegli la categoria a cui vuoi assegnarla dalla tendina Categoria nel modulo di aggiunta risorsa.
• Se vuoi assegnare o cambiare la categoria di una risorsa esistente, clicca sull'icona "matita" per modificare la risorsa, poi scegli la categoria dalla tendina e salva le modifiche.

Per approfondire

Per saperne di più sulla gestione delle risorse, sull'export in PDF o Excel, sulla modifica o la cancellazione ecc, consulta la sezione Vista elenco risorse.

Per maggiori dettagli su come le categorie possono aiutarti nella gestione del calendario, consulta la sezione Vista calendario.

Passo 2: Imposta gli orari di apertura

Per ogni giorno della settimana puoi impostare orari di apertura/chiusura diversi e una eventuale pausa pranzo.

Accedi alla configurazione degli orari

1. In tutte le viste di Planning in alto a destra trovi una icona "ingranaggio". Cliccando su di essa trovi il menu delle configurazioni.
2. Clicca su Impostazioni Sede. Si aprirà la pagina con le configurazioni di BcOk per la tua sede. Individua nella colonna di desta la sezione Planning e clicca per aprirla

Imposta i giorni di apertura e gli orari

In questa sezione puoi indicare in quali giorni della settimana la tua sede è aperta e gli orari di apertura e chiusura per ciascun giorno.

• Se uno specifico giorno della settimana è chiuso (per esempio la domenica) lascia il checkbox vuoto.
• Se quel giorno è aperto, spunta il checkbox e compila gli orari di apertura e chiusura.

Opzioni disponibili per gli orari:

• Orario continuato: Compila tutti e 4 i campi orari, impostando il campo Mattina - Chiusura con lo stesso orario del campo Pomeriggio - Apertura.
• Orario con pausa pranzo: Compila tutti e 4 i campi orari, impostando in Mattina - Chiusura e Pomeriggio - Apertura gli orari di inizio e fine della pausa pranzo.
• Solo mattina: Compila solo Mattina - Apertura e Mattina - Chiusura. Lascia vuoti i campi del pomeriggio.
• Solo pomeriggio: Compila solo Pomeriggio - Apertura e Pomeriggio - Chiusura. Lascia vuoti i campi della mattina.

Dopo aver impostato gli orari di apertura per tutti i giorni della settimana, clicca su Salva in basso a destra per applicare le modifiche.

Passo 3: Aggiungi i giorni festivi e le chiusure

Accedi alla gestione festività e chiusure

1. In tutte le viste di Planning in alto a destra trovi una icona "ingranaggio". Cliccando su di essa trovi il menu delle configurazioni.
2. Clicca su Festività e chiusure. Si aprirà la pagina per gestire l'elenco delle festività e dei periodi di chiusura inseriti per la tua sede.

Aggiungi una festività o chiusura

Quando viene attivato, Planning ha già di base tutte le festività nazionali italiane inserite.

Puoi comunque aggiungere altre giornate di chiusura (per esempio il Patrono) o periodi di chiusura straordinaria (per esempio per ferie estive o natalizie).

Per aggiungere una nuova festività o chiusura:

Clicca su Aggiungi festività/chiusura in alto a destra. Si aprirà la finestra per inserire i dettagli della festività o chiusura.

Compila i campi richiesti:

• Nome: Inserisci un nome descrittivo per la festività o chiusura (es. "Festa del Patrono", "Chiusura Estiva").
• Giornata intera: Se la festività o chiusura riguarda l'intera giornata, spunta questa opzione. In questo modo non sarà necessario inserire orari specifici.
• Data e ora inizio e fine: Qui imposti la data di inizio efine della chiusura. Se non si tratta di giornate intere (per esempio una chiusura pomeridiana alla vigilia di un festivo) inserisci anche l'ora di inizio e fine.
• Non si ripete: Se la festività o chiusura è un evento unico, lascia questa opzione selezionata. Se si tratta di una festività ricorrente (per esempio la Festa del Patrono che cade ogni anno nello stesso giorno), Planning ti viene in aiuto e da qui puoi impostare la frequenza di ripetizione (annuale, mensile, settimanale, ecc.).

Dopo aver compilato tutti i campi, clicca su Salva per aggiungere la festività o chiusura.

Passo 4: Inserisci la tua prima prenotazione

Ora che hai configurato Planning, puoi inserire la tua prima prenotazione.

Accedi alla vista Calendario

Dalla barra laterale di BcOk, vai sull'icona di Planning e clicca sulla voce Calendario.

Si aprirà la vista principale del calendario delle prenotazioni, dove potrai vedere tutte le risorse e le prenotazioni.

Crea una nuova prenotazione

Ci sono vari modi per inserire una prenotazione. Per concludere questa esercitazione iniziale, ne vedremo uno, gli altri potrai approfondirli nella sezione Prenotazioni.

Nella vista Calendario, clicca il pulsante Aggiungi prenotazione in alto a sinistra. Si aprirà la finestra per inserire i dettagli della prenotazione.

Compila i campi richiesti:

• Cliente: Clicca sul pulsante Cambia per selezionare un cliente esistente o crearne uno nuovo.
  • Se si tratta di un cliente esistente, inizia a digitare il nome nel campo di ricerca e selezionalo dalla lista.
  • Se si tratta di un nuovo cliente, clicca su Nuovo Cliente e compila l'anagrafica del cliente a partire da Partita IVA o Codice Fiscale. Se non hai queste informazioni, puoi selezionare Cliente provvisorio e compilare solo il Nome / Ragione Sociale.
• Periodo: Imposta la data e l'ora di inizio e fine della prenotazione.
• Spazio: Seleziona la risorsa che il cliente desidera prenotare. Se lo spazio è già prenotato per l'orario prescelto, verrà mostrato in grigio e non sarà possibile selezionarlo.
• Stato: Imposta lo stato della prenotazione. Le opzioni disponibili sono:
  • Prenotata: La prenotazione è confermata (Non è possibile inserire altre prenotazioni nello stesso orario).
  • Opzionata: La prenotazione è in attesa di conferma (È possibile inserire altre prenotazioni nello stesso orario).
  • Disdetta: La prenotazione è stata annullata.
• Note: Aggiungi eventuali note o commenti relativi alla prenotazione (es. quante persone, che tipo di allestimento, ecc...).
• Invia notifica al cliente: Se desideri inviare una notifica via email al cliente col riepilogo della prenotazione, spunta questa opzione. Potrai anche mandare una copia alla tua sede per conoscenza. (La casella è attiva solo se il cliente selezionato è già in anagrafica e ha una email associata).

Ora clicca sul pulsante Salva per completare l'inserimento della prenotazione.

Complimenti! Hai appena inserito la tua prima prenotazione in Planning.

Ora che hai capito come funziona, puoi esplorare ulteriori funzionalità come la gestione delle prenotazioni, la modifica o cancellazione, la gestione della vista Calendario e molto altro.

Per approfondire

Per maggiori dettagli sulla gestione delle prenotazioni, consulta la sezione Prenotazioni.

Per conoscere tutte le funzionalità della vista Calendario, consulta la sezione Vista calendario.

Se vuoi saperne di più sull'integrazione con il modulo Booking per accettare prenotazioni online, consulta la sezione Booking.