Gestione delle prenotazioni del Booking

Le Prenotazioni effettuate tramite il sistema di Booking (sia con pagamento online che con Carnet) sono gestite esattamente come quelle effettuate dagli operatori della sede, hanno però alcune particolarità che che trovi riepilogate in questa sezione.

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Annullare, Sospendere o Eliminare una Prenotazione

Quando una prenotazione confermata viene annullata (impostando lo stato Disdetta), "sospesa" (impostando lo stato Opzionata) o eliminata (spostandola nel Cestino), il sistema si comporta in modo diverso a seconda del metodo di pagamento originale.

Caso 1: Prenotazione pagata con Carnet

Se la prenotazione è stata pagata con un Carnet, al momento della modifica dello stato ti verrà mostrata una finestra di dialogo con una casella da spuntare: "Rimborsa utilizzo Carnet".

• Se spunti la casella "Rimborsa utilizzo Carnet": Il sistema cancellerà l'utilizzo associato alla prenotazione, restituendo di fatto i crediti (ore o ingressi) sul Carnet del cliente. La prenotazione originale conserverà una "fotografia" dell'utilizzo rimborsato, utile in caso di ripristino.

• Se NON spunti la casella: I crediti non verranno restituiti al cliente. L'utilizzo rimarrà registrato e collegato alla prenotazione annullata, come prova dell'addebito originale.

Caso 2: Prenotazione pagata con Stripe

Quando annulli una prenotazione pagata con Stripe (quando imposti lo stato a "Disdetta" o "Opzionata"), il sistema ti mostrerà una finestra di dialogo con la casella "Rimborsa pagamento Stripe".

• Se spunti la casella: Il sistema contatterà automaticamente Stripe per eseguire un rimborso completo sulla carta di credito del cliente. Se il rimborso va a buon fine, la prenotazione viene annullata. Se l'operazione fallisce per un problema tecnico, la cancellazione viene bloccata e la prenotazione rimane "Prenotata" per evitare incongruenze.

• Se NON spunti la casella: La prenotazione verrà annullata senza emettere alcun rimborso. Potrai comunque eseguirlo manualmente in un secondo momento.

Nota Bene: Il sistema è progettato per essere sicuro. Non puoi rimborsare due volte la stessa transazione. Una volta che un rimborso (parziale o totale) è stato registrato, l'opzione per eseguirne un altro non sarà più disponibile. I dettagli del rimborso (data, importo, ID della transazione) verranno automaticamente aggiunti alle note della prenotazione.

Ripristinare una Prenotazione

Se hai bisogno di riattivare una prenotazione che era stata annullata, sospesa o cestinata, le conseguenze cambiano in base al pagamento originale.

Caso 1: Prenotazione da Carnet

Quando ripristini la prenotazione (impostando lo stato su Prenotata), il sistema ti chiederà se vuoi "Esegui ripristino utilizzo".

• Se spunti la casella: Il sistema verificherà se il Carnet del cliente ha abbastanza credito residuo.

  • Se c'è credito sufficiente: Verrà creato un nuovo utilizzo e la prenotazione sarà confermata.
  • Se il credito non è sufficiente: L'operazione verrà bloccata e riceverai un messaggio di errore. La prenotazione non verrà ripristinata per evitare di confermare un servizio senza copertura.

• Se NON spunti la casella: La prenotazione verrà ripristinata senza addebitare alcun costo sul Carnet.

Caso 2: Prenotazione da Stripe

Se ripristini una prenotazione originariamente pagata con Stripe, non verrà effettuato alcun nuovo addebito automatico. La prenotazione tornerà nello stato "Prenotata", ma risulterà a tutti gli effetti come una prenotazione manuale, senza un pagamento collegato.

Modifica dei dati di una Prenotazione

Per le prenotazioni create online, alcune modifiche sono limitate per garantire la coerenza con il pagamento o l'addebito effettuato. Quando una prenotazione è pagata con Carnet, alcune modifiche si riflettono automaticamente sull'utilizzo collegato.

• Cambio Data e Ora: Puoi modificare la data e l'ora di inizio/fine della prenotazione, ma non puoi cambiarne la durata totale. Ad esempio, puoi spostare una prenotazione di 2 ore dalle 9:00-11:00 alle 14:00-16:00, ma non puoi trasformarla in una prenotazione di 3 ore.

  • Impatto sul Carnet: La data dell'utilizzo associato viene aggiornata automaticamente per corrispondere alla nuova data della prenotazione.

• Cambio Risorsa: Se cambi la risorsa (es. da "Ufficio A" a "Sala Riunioni B"), il sistema ti avviserà con una notifica che il prezzo potrebbe non essere più corretto.

  • Impatto sul Carnet: La descrizione dell'utilizzo viene aggiornata con il nome della nuova risorsa.

• Cambio Descrizione/Note: Se modifichi le note di una prenotazione (il campo "Descrizione Utilizzo").

  • Impatto sul Carnet: Le note vengono sincronizzate e aggiornate anche nella descrizione dell'utilizzo associato.

• Cambio Cliente: Non è possibile cambiare il cliente associato a una prenotazione pagata con Carnet o Stripe. Se necessario, devi annullare la prenotazione esistente e crearne una nuova per il cliente corretto.

• Cambio Prezzo: Non è possibile modificare il prezzo di una prenotazione pagata con Stripe, in quanto legato a una transazione finanziaria già avvenuta. Il campo prezzo non è invece visibile per le prenotazioni con Carnet, poiché il "costo" è gestito in crediti.