Configurazione iniziale
Prerequisiti
Assicurati di aver già configurato il Planning e di aver inserito almeno una risorsa/spazio all'interno di BcOk. Se non l'hai ancora fatto, leggi la guida alla configurazione iniziale del Planning prima di procedere con questa guida.
La configurazione di Booking è molto semplice e si risolve in pochi semplici passaggi:
- Attiva il Booking a livello di Sede
- Abilita le risorse/spazi che vuoi rendere prenotabili
- Configura e inserisci i prezzi di ogni risorsa/spazio
Ma procediamo un passo alla volta:
Attiva il booking a livello di sede
Accedi alla configurazione del Booking
- In tutte le viste di Planning in alto a destra trovi una icona "ingranaggio". Cliccando su di essa trovi il menu delle configurazioni.
- Clicca su Impostazioni Sede. Si aprirà la pagina con le configurazioni di BcOk per la tua sede.
- Clicca sulla sezione Booking per accedere alle impostazioni specifiche del Booking
Attiva il Booking
Come primo passo è necessario attivare le funzionalità di Booking a livello di Sede.
- Nel box di configurazione del Booking, seleziona il checkbox Abilita il Booking per questa sede
- Clicca su Salva in fondo alla pagina per rendere effettive le modifiche
Configura le opzioni generali del Booking
Ora che il Booking è attivo per la sede, è possibile configurare alcune opzioni generali che influenzeranno il comportamento del sistema di prenotazione.
Per ora c'è solo una opzione: Booking può sovrascrivere le Opzionate?
- Se selezioni questa opzione, le prenotazioni effettuate tramite Booking potranno sovrascrivere le opzioni di prenotazione impostate manualmente dagli amministratori o dagli operatori all'interno di BcOk.
- Se invece non selezioni questa opzione, le prenotazioni tramite Booking non potranno avvenire se c'è già un'opzione nello stesso orario.
Abilitare e configurare le risorse/spazi
Accedi alla configurazione delle risorse
- Accedi a Planning dalla barra laterale di BcOk e vai alla voce Spazi/risorse. Qui trovi la lista di tutte le risorse inserite e hai la possibilità di aggiungerle, modificarle, eliminarle
- Clicca sull'icona della matita per modificare la risorsa che vuoi rendere prenotabile. Si aprirà la schermata di modifica della risorsa
- Vai alla scheda Booking della risorsa
Ora procediamo con l'abilitazione e la configurazione di questo spazio per il Booking.
Abilita la risorsa
Per abilitare una risorsa:
- Nella scheda Booking della risorsa seleziona il checkbox Abilita questa risorsa al Booking online
- Seleziona una o più tipologie di Carnet che possono prenotare questa risorsa (per esempio se vuoi che solo i clienti con Carnet ufficio prenotino quiesta risorsa, seleziona "ufficio singolo")
- Imposta il listino prezzi. Puoi impostare prezzi diversi in base alla durata della prenotazione: un prezzo per le prenotazioni a ora, uno per quelle di mezza giornata e uno per quelle di giornata intera. Sarà il sistema di booking ad applicare il prezzo corretto ogni volta. Se lasci una casella vuota, quella tipologia di prenotazione non sarà disponibile per questa risorsa.
- Clicca su Salva per rendere effettive le modifiche
Note sul listino prezzi
Facciamo qualche esempio per chiarire come funziona il listino prezzi:
- Se vuoi noleggiare la sala riunioni solo a mezze giornate o giornate intere, lascia vuoto il campo Prezzo orario. In questo modo quando un cliente prenoterà anche solo due ore, il sistema gli addebiterà il prezzo di mezza giornata.
- Se vuoi noleggiare la sala riunioni solo a giornate intere, lascia vuoti i campi Prezzo orario e Prezzo mezza giornata. In questo modo quando un cliente prenoterà anche solo due ore o mezza giornata, il sistema gli addebiterà il prezzo di giornata intera.
- Se per una risorsa non prevedi di fare prezzi "speciali" al cliente per mezze giornate o giornate intere, compila solo il campo Prezzo orario e lascia vuoti gli altri due campi. In questo modo il sistema calcolerà automaticamente il prezzo in base alle ore prenotate.
Suggerimento
Come vedi, ogni risorsa può essere abilitata o non abilitata per il Booking in modo indipendente dalle altre. Questo ti permetterà di gestire tutti gli spazi della tua sede con il Planning, ma di rendere prenotabili solo quelli che desideri.
Verifica finale
A questo punto il sistema di Booking è attivo per la tua sede e hai abilitato almeno una risorsa/spazio per la prenotazione online.
Per verificare che il Booking sia abilitato a livello di sede, vai alla Vista Calendario e verifica che ci sia l'etichetta Booking Attivo:
Per verificare quali risorse sono abilitate per il Booking, vai alla Vista Calendario e controlla la sezione Mostra risorse: le risorse abilitate per il Booking hanno l'icona di monitor a fianco al nome:
Un altro modo per verificare quali risorse sono abilitate per il Booking è andare nella lista delle risorse in Planning > Spazi/Risorse: le risorse abilitate per il Booking hanno l'icona di monitor a fianco al nome:
Come individuare una prenotazione fatta dal Booking?
Le prenotazioni effettuate tramite il sistema di Booking sono identificate all'interno del Planning con una icona di monitor accanto al nome del cliente:
Notifiche via email
Oltre che comparire in automatico sul Planning, per ogni prenotazione effettuata tramite il sistema di Booking, verrà inviata una notifica via email all'indirizzo associato alla sede. Assicurati che l'indirizzo email associato alla sede sia corretto e funzionante, altrimenti non riceverai le notifiche delle prenotazioni effettuate dai clienti.